4 Tips Menulis Email Bisnis yang Benar

4 Tips Menulis Email Bisnis yang Benar  Saat ini email (Elektronik mail) merupakan media yang lazim digunakan, karena dengan menggunakan email seketika itu juga informasi yang dikirim akan sampai kepada penerima. Email digunakani mulai dari hanya untuk menanyakan kabar sampai email untuk urusan yang formal seperti urusan usaha dan bisnis. Sebetulnya bagaimana membuat email untuk bisnis? Apakah ada tata caranya? Tentu saja ada formalitas membuat email untuk urusan bisnis. Berikut 4 tips membuat email bisnis yang benar




Hampir semua kegiatan bisnis saat ini tak bisa lepas dari email. Tak lagi aneh bila Anda menjalin kerja sama dengan orang yang tak pernah Anda temui secara langsung. Segala urusan bisa diselasaikan melalui telepon atau email.
Terlepas dari apakah hubungan tersebut baik atau tidak, tapi itulah bisnis modern. Dan cara Anda menulis email mencerminkan profesionalisme, kepercayaan, dan image Anda. Lebih jauh lagi, email merupakan kepanjangan dari perusahaan atau tempat Anda bekerja.

FORMALITAS
Formalitas biasanya digunakan dalam korespondensi pada masa lalu, kini pola tersebut sudah tak dipakai lagi. Gunakan gaya bahasa email seolah Anda berhadapan langsung dengan klien Anda.

Jika klien Anda memperkenalkan diri sebagai Sulis, maka tulis nama tersebut dalam email Anda selanjutnya. Tapi kondisi sebaliknya juga berlaku. Jika klien Anda lebih senang dipanggil dengan nama panjang, semisal Sulistyono, maka tulis nama panjang tersebut.

Jika Anda ragu, bisa digunakan panggilan yang lebih sopan, missal Bapak, Ibu, atau Saudara.

KALIMAT SAPA DAN SALAM
Kebanyakan email hanya terdiri dari beberapa kata saja. Meski begitu penerima email tetap harus mendapat penghormatan. "Dear" adalah kata sapa pembuka standar dan formal. "Halo" lebih profesional dan bersahabat.

"Hai" terdengar kasual dan lebih akrab. Hidari penggunaan kata "Hey". Bagi sebagian orang mungkin tak masalah, tapi bagi lainnya bisa berkonotasi kurang sopan.

Sedangkan untuk penutup ada beberapa kata yang bisa digunakan. Jika Anda ragu apakah penerima email orang yang senang suasana formal atau tidak gunakan saja kata "Sincerely" atau "Regards". Ini lebih aman.

Variasi lainnya adalah seperti "Best regards," "Kind regards," "Best wishes," "Sincere regards," "Terima kasih," dan "Salam".

HINDARI PENGGUNAAN SMILEYS
Jika Anda tidak yakin apakah penggunaan emoticon bisa diterima atau tidak, maka jangan gunakan itu. Bagi orang yang tida Anda kenal secara pribadi, penggunaan emoticon dalam email bisnis bisa menyinggung perasaan.

Begitu juga dengan penggunaan kata singkatan, seperti BTW, FYI, IMHO, CMIIW, dan lain sebagainya. Usahakan untuk tidak menggunakan singkatan. Penulisan kalimat dalam huruf besar semua juga harus dihindari. Sebab, itu bermakna Anda sedang marah.

PENUTUP
Signature terkadang sangat berguna, terutama ketika mengandung informasi standar seperti alamat email, nomor telepon, mobile, atau fax, dan mungkin juga website. Tapi signature yang terlalu panjang terkadang mengganggu bagi si penerima email Anda. Jadi usahakan memasukkan informasi penting saja.(tempointeraktif.com)


Upload by : http://kismis.jw.lt